Contoh Kasus Implementasi ERP pada Bisnis/ E-commerce

Sejarah ERP

Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan.

Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya.

§  Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan.

§  Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi.

§  Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.

DEFINISI ERP

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi pada sebuah perusahaan.  ERP merupakan perkembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRP) yang secara moledular dapat menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,  invoice  dan akuntansi perusahaan. Sehingga sistem ini dapat mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualiatas dan sumber daya manusia. ERP juga sering disebut dengan Back Office System  yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan public secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.

TUJUAN DAN PERANAN ERP

Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP   merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

ARSITEKTUR DAN DISAIGN ERP

KONSEP DASAR ERP

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini

EVOLUSI SISTEM ERP

MODUL DAN FUNGSI

Modul-Modul yang Terdapat pada Sistem ERP

Secara modular, sistem ERP terbagi atas modul operasi sebagai modul utama dan modul financial dan akuntansi serta sumber daya manusia sebagai modul pendukung.

1.  Financial

1.     Financial Accounting  ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan, mengukur kinerja keuangan perusahaan

2.     CO-Controlling untuk mendukung kegiatan operasional

3.     Investment Management ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjangdan fixed assets dari perusahaan

4.     Enterprise Controlling ditujukan untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller.

5.     Treasury ditujukan untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

2. Operasi (Distribution and Manufacturing)

Logistics Execution,  Sales and Distribution, Materials Management, General Logistics, QualityManagement, Plant Maintenance, Costumer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

3.  Human Resource

Berfungsi untuk

1.     Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.

2.     Melindungi data personalia dari pihak luar

3.     Mambangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efiisen melalui manajemen karir.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain :

1.     Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.     Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses  operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan  produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.     Standarisasi Data dan Informasi  untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain :

1.     Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

2.     Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

3.     Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

4.     Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.

5.     Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan

ERP PENERAPAN ERP DI PERUSAHAAN

MASALAH DALAM PERUSAHAAN

Alasan utama perusahaannya mengadopsi solusi ERP, selama ini transaksi penjualannya masih dilakukan secara manual. Akibatnya, laporan penjualan yang diberikan per hari membutuhkan waktu lebih lama. Kendala yang dihadapi sebelum menggunakan sistem adalah terhambatnya proses pelaporan ke kantor,

ERP DI PT. KANEMOCHI INDONESIA

Untuk mengintegrasikan semua proses bisnisnya demi peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan, PT Kanemochi Indonesia mengimplementasikan solusi SAP Business All In On solusi terintegrasi piranti lunak ERP (Enterprise Resources Planning) yang diperuntukkan bagi perusahaan skala menengah.PT. Kanemochi Indonesia melihat SAP sangat penting untuk diimplentasikan di dalam industri retail. Dengan implementasi solusi ini, kami berharap dapat mewujudkan visi Kanemochi untuk menjadi pilihan utama untuk meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan dalam rangka memaksimalkan kinerja perusahaan. Aplikasi bisnis sejenis ERP yang selama ini dinikmati perusahaan menengah-besar pun diminati UKM. asalkan, harga solusinya jauh lebih bersahabat dan waktu implementasinya lebih singkat. Aplikasi korporat yang dikenal dengan istilah ERP (enterprise resources planning) selama ini identik dengan perusahaan berskala menengah-besar. Maklumlah, selain dikenal biaya lisensinya sangat mahal, waktu untuk implementasinya pun cukup panjang. Sudah begitu, bisa saja implementasinya gagal lantaran tak sesuai dengan skala dan model bisnis. Tak mengherankan, selama ini ERP dianggap bukan ranahnya usaha kecil-menengah (UKM).

Namun, itu bakal segera basi. Sebab, belakangan ada kecenderungan para vendor membuat atau menyediakan ERP berskala mini yang ditujukan buat UKM. Tentu saja, harga lisensi atau penggunaannya sesuai dengan kantong para UKM itu. Dan, tak harus beli putus lisensinya, tetapi cukup dengan sewa berlangganan. Contohnya, layanan ERP berlangganan yang ditawarkan Telkom. Produk ERP-nya bernama Bonastoco.

Salah satu UKM yang sudah mengadopsi layanan ERP berlangganan ini adalah PT Kanemochi Indonesia, yang bergerak di bisnis ritel modern dalam bentuk minimarket bernama Kanemochimart

Minimarket ini dibuka pada Maret 2010, dan baru memiliki satu gerai dan distribution center di Cengkareng, Jakarta Barat. Kanemochimart yang dibuka 24 jam dan membidik kalangan menengah-atas dikembangkan oleh Anthony dan beberapa koleganya. Menurut Agus Pramono, Manajer Operasional PT Kanemochi Indonesia, Kanemochimart memiliki pertumbuhan cukup bagus. Ia mengklaim, setiap hari jumlah pelanggan yang datang mencapai 300 orang. Dalam sebulan nilai transaksinya sekitar Rp 200 juta. Ditargetkan, hingga 2011 akan membuka delapan gerai. “Rencana Kanemochi sudah dipetakan. Nantinya, Kanemochimart akan ditawarkan dalam bentuk waralaba,” ungkap Agus. Ia menyebutkan, saat ini sudah ada beberapa investor yang tertarik mengembangkan minimarket ini di daerah. Kendati baru “menetas”, tampaknya karena ingin tancap gas, Kanemochimart langsung mengadopsi solusi ERP untuk menopang proses bisnisnya. Menurut Agus, sejak awal pihaknya memang sudah mencari aplikasi ritel yang komplet, tetapi dengan harga terjangkau. Kebetulan ada tawaran dari Telkom. “Di dalam aplikasi Bonastoco ini, salah satunya sudah ada program GL (general ledger), sehingga tidak perlu membuat laporan secara manual karena sudah otomatis,” ujar Agus.

Lebih dari itu, implementasi ERP itu dimaksudkan untuk memberikan updated report kepada para pemilik yang punya kesibukan masing-masing. Maka, paket ERP Bonastoco yang dipilihnya adalah paket premium, yang menawarkan fitur tambahan monitoring penjualan dan stok via ponsel. “Dengan begitu,” katanya, “para owner yang tidak terlibat dalam operasional tetap dapat memantau kegiatan bisnisnya melalui ponsel.”

Menurut Agus, proses implementasi ERP Bonastoco dilakukan dalam dua tahap. Pada Maret-Juni, terlebih dulu implementasi untuk bagian front end, yakni kasir atau point of sales (POS). Selanjutnya, pada Juli mulai implementasi di back office, mencakup modul pembelian, penjualan, AR/AP hingga inventori. Semuanya terintegrasi masuk ke pembukuan di modul GL secara otomatis (automatic journal). Jadi, pada saat terjadi transaksi penjualan di POS, datanya bisa langsung masuk ke GL dan selanjutnya ke laporan keuangan. “Proses implementasinya memakan waktu lima bulan hingga bisa running seperti sekarang,” kata Agus yang mengaku dari segi hardware hanya menyiapkan PC Pentium IV bermemori 1 GB, dan ruang harddisk 5 GB itu.

Diakui agus, meskipun masih banyak report dari POS yang tidak masuk ke back office, secara keseluruhan penerapan ERP ini memberi sejumlah manfaat, antara lain laporan ke pemilik lebih cepat sehingga mereka bisa memonitornya day to day, serta laporan lebih aktual dan valid karena meminimalkan manual report. “Saat ini masih belum ada kendala yang berarti, masih lancar-lancar saja. Mungkin karena baru satu toko,” kata Agus sambil tersenyum.

KENDALA

Hampir tidak ada kendala yang di hadapi oleh PT Kanemochi Indonesia dalam penerapan ERP ini. Karena dalam penerapannya tidak terlalu sulit untuk di pelajari oleh para pegawai kami. Hanya butuh waktu untuk men-traningkan atau memperkanalkan ERP ini sudah dapat di gunakan. Nantinya juga mereka akan terbiasa dengan ERP ini.

KEUNTUNGAN

Penerapan ERP di perusahaannya memberikan beberapa keuntungan. Di antaranya, memudahkan melihat laporan transaksi penjualan dan stok, dapat langsung menambahkan nama barang baru secara real-time, transaksi lebih tersusun rapi, dan bisa melihat laporan secara online. “Hingga saat ini belum ada kendala yang dihadapi karena belum ada keluhan dari para user di lapangan dan dari para customer,” ungkap Sunarko. “Saran saya kepada karyawan, agar selalu memantau sistem sehingga dapat berjalan secara real-time.”

Manfaat yang Dirasakan UKM :

§  Memudahkan melihat laporan penjualan dan stok Memudahkan penambahan item barang yang dijual Data transaksi lebih tersusun dan rapi Meminimalkan manual report, sehingga laporan lebih aktual dan valid Pemilik usaha bisa melihat laporan secara online, bahkan memantau cukup lewat ponsel Tersedianya fasilitas pasar interaktif via Internet (marketplace) Harga terjangkauImplementasinya tidak butuh waktu lama

CARA KERJA ERP BONASTOCO

Aplikasi Bonastoco dirancang untuk mengolah data transaksi keuangan perusahaan serta menghasilkan laporan analisis transaksi dan keuangan perusahaan yang dibutuhkan. Program ini dilengkapi dengan berbagai macam modul transaksi. “Bonastoco juga menyediakan fasilitas pasar interaktif Internet atau marketplace, sehingga sesama pengguna dapat saling berkenalan sebelum bertukar data bisnis atau mengeluarkan PO (purchasing order) secara online,” kata Yudho.

Modul dalam Aplikasi ERP Bonastoco

§  Pembelian (Purchasing)

§  Penjualan (Sales)

§  Sistem Persediaan Barang (Inventory)

§  Utang (Account Payable)

§  Piutang (Account Receivable)

§  Kas dan Bank (Cash & Bank)

§  Buku Besar (General Ledger)

§  Marketplace

Aplikasi Bonastoco dibangun dengan menggunakan bahasa programming ASP.net, database memakai Postgressql, dan reporting tools memakai Crystal Report 9.0. “Salah satu keunggulan Bonastoco adalah memudahkan komunikasi bisnis sesama pengguna, seperti adanya fitur perkenalan, mengirim PO dan invoice, dan sebagainya, Aplikasi ini mengklaim solusi ini mampu mengomunikasikan data antarcabang/gerai milik UKM dengan kapasitas bandwidth yang sangat kecil. Dalam kondisi offline pun pengguna tetap bisa bekerja karena database yang ada di komputer lokal (sisi UKM). Lalu, begitu Speedy terkoneksi, sekecil apa pun bandwidth-nya, tetap bisa langsung transfer data. “Bonastoco tidak memerlukan kapasitas bandwidth yang besar. Sebab, dengan bandwidth kecil pun sudah bisa mengirim data.”

Daya tarik buat pengguna lainnya, database untuk aplikasi Bonastoco tetap berada di komputer pelanggan (lokal), bukan di server Telkom. Jadi, database bisa di-maintain langsung oleh pelanggan. Sementara itu, yang ada di server cloud (server milik Telkom) adalah database untuk omset dan inventori harian, yang berguna untuk monitoring lewat ponsel atau Internet. Karena itu, Joddy mengklaim, aplikasi ini cukup aman buat pengguna yang mungkin khawatir datanya digunakan pihak lain. “Database Bonastoco full ada di komputer pelanggan, sehingga keamanan dan kenyamanan menggunakan aplikasi ini tetap terjaga. namun pelanggan tetap bisa melakukan komunikasi bisnis serta berinteraksi dengan sesama pengguna aplikasi,” kata Joddy memberikan jaminan.

RENCANA KEDEPAN

Integrasi proses bisnis menggunakan SAP diharapkan lebih meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kerja perusahaan, yang tidak hanya meningkatkan keuntungan perusahaan semata, tetapi juga membawa perusahaan lebih dekat dalam mencapai misinya menjadi organisasi kelas dunia dalam industri retail.

Kesimpulan

Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. ERP memungkinkan integrasi dan penggunaan data-data setiap aspek yang ada dalam perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang terintegrasi mengenai perusahaannya, karena pada dasarnya setiap bisnis proses dalam perusahaan saling terkait satu dengan yang lainnya.

Sumber:

http:/www.Sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id

http://swa.co.id/?s=Enterprise+Resource+Planning


Nama Kelompok : 
- Abthal Deabdia Auzian
- Ali Setyo
- Kevin Barliantoro

Kelas : 3DB03